Aide Responsable Facturation et Comptabilité

Version du 30-novembre-2020 (** =  mise à jour)
Notice d’utilisation de « Repanier » pour les Consom'acteurs de la Hoëgne
Responsable de la gestion des Facturations et de la Comptabilité
(Groupement d’achats de Jalhay-Sart)
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 (Pour changer le mot de passe : « réinitialiser le mot de passe », ensuite indiquer son adresse mail de la fonction, puis suivre la procédure indiquée dans le mail envoyé sur la boite mail de la fonction)
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Les chapitres suivants expliquent les différentes étapes d’utilisation de même que les fonctionnalités de Repanier.
** 10-juillet-20 ; CAS PARTICULIER - VERIFICATION DES PRODUITS « CONSIGNE »: 
** 16-novembre-20 : Préparation de la facturation :
** 16-novembre-20 : Préparation de la facturation : Comment procéder ?
** 02-août-20 : Mouvements de compte
** 30-juin-20 : Mouvements de compte et rapport comptable
Cas particulier : Préparation de facturation d'un fournisseur irrégulier
** 30-juin-20 : Autres Fonctionnalités relatives à la facturation
** 30-novembre-20 : La Facturation
** 24-juillet-20 : Envoyer les factures
** 12-août-20 : Rapport Comptable
** 12-août-20 : MON SOLDE
** 30-août-20 : SUIVI DES PAIEMENTS

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** 10-juillet-20 ; CAS PARTICULIER - VERIFICATION DES PRODUITS « CONSIGNE »:
Le GAC propose aux Consom'acteurs de récupérer les « consignes/vidanges" (de certains producteurs/fournisseurs) et de les rendre aux producteurs concernés. Les valeurs correspondantes seront déduites automatiquement du total à payer par chacun.
  • Après la réception des produits, chaque consom’acteur, ayant déposé des « consignes/vidanges » à rendre aux producteurs sélectionnés (Le Comptoir du Loup / juin-2020),  devra le signaler par email aux responsables « Paiements » avant la distribution des factures ç-à-d endéans les 24 heures après la livraison au GAC.
  • Le responsable « Paiements » devra s’assurer que pour chaque « Consigne » rapportée et signalée par email (ne pas oublier de consulter le Gmail de Repanier), un « Produit Consigne » correspondant aura été créé (catalogue des Produits) et ajouté à la liste de produits à facturer de chaque Consommateur.
Les « Produit Consigne » sont à créer pour chaque producteur concerné.
La valeur de ces « Consignes » sera automatiquement déduite du total à payer par chacun. 
Lors de la préparation de la facturation, Repanier ajoutera automatiquement ces produits « Consigne » (quantité = 0) à la liste de produits livré à chaque consom’acteur ayant commandé au minimum un produit.
  • Cette quantité sera corrigée en fonction du nombre de « Consigne » rendue effectivement au GAC et communiquée par le consom’acteur au trésorier (ne pas oublier de consulter le Gmail de Repanier « repanier.gac.jalhay@gmail.com «).
** 16-nov-20 : Préparation de la facturation :
NOTES IMPORTANTES:
Le GAC est confronté à deux choix possibles concernant la facturation,
- ou le GAC n’accepte aucun changement de prix unitaire de la part des producteurs entre la mise en ligne et la facturation ou des changements de prix sont acceptés,
- ou bien le GAC accepte des changements de prix unitaire.
  • A la date du 30-août-20 la décision du GAC est d'autoriser des changements de prix de la part du Comptoir du Loup (CDL).
  • (voir la procédure spéciale - Etape n°3 - permettant d’adapter un prix unitaire uniquement dans le cadre de la préparation à la facturation).
Pour information, Repanier ne gère PAS correctement les changements de prix unitaires au moment de la facturation lorsque ceux-ci sont « Importer » à partir du fichier « Factures-Livraison-nn ».
  • PRODUCTEURS BUG : Pratiquement, les changements de prix unitaires (prix/kg) ne sont PAS enregistrés dans le catalogue « Produits » mais le sont dans un fichier intermédiaire créé et utilisé par Repanier uniquement dans le cadre de la facturation de l'offre sélectionnée.
En conséquence il sera indispensable de suivre une procédure particulière permettant de contourner ces manquements de Repanier.
Ensuite, il est indispensable d'adapter/corriger les changements de prix unitaires dans le catalogue des produits AVANT la prochaine mise en ligne hebdomadaire des produits.
  • CONSOM’ACTEURS : BUG : Du point vue consom’acteur, le nouveau prix unitaire devrait être utilisé (mais ne l'est pas) pour calculer le total qu’il doit payer. Donc l’ancien prix du catalogue « Produits » publié lors de la mise en ligne est toujours d’application. La conséquence pratique est que le total à payer, calculé par Repanier n’est pas correct.
Pratiquement, pour chaque consommateur il faut vérifier si son total à payer est correcte lorsque comparé à la dernière version du fichier Excel « Exporter » « Factures-Livraison-nn » qui indique le total correct à payer par chacun.
Si une correction est nécessaire, actuellement (08-août-20) il est à nouveau possible (BUG corrigé) d’ajouter un produit tel que « Correction Facturation ».
  • MAIS il est recommendé en priorité de suivre la procédure décrite dans l'Etape n°3 ci-dessous.
  • Le GAC Jalhay (Etienne) constate qu’il est préférable de corriger les changements de prix unitaire pcq le tableau Excel et l’information disponible sur l’écran « Mon Solde » de chaque consom'acteur ainsi corrigée affichera des informations plus factuelles.
  • Cette nouvelle procédure est décrite dans l'étape n°3 ci-dessous.
En conséquence, il s'est avéré indispensable de pouvoir adapter/corriger le total à payer par chacun en utilisant, par exemple, une "solution" procédurale à la problématique des changements de prix entre la commande et la livraison.
Cette solution implique de suivre attentivement la procédure (pas compliquée mais demandant de la rigueur) décrite dans l'étape n°3 ci-dessous.
NOTE: Une autre option/alternative (à ne considérer que très excptionnellement) est de créer une entrée dans le document « Mouvements de compte ». Il s’agira d’une « entrée » si le GAC doit de l’argent ou d’une « sortie » dans le cas contraire.
  • VOIR LA SECTION « MOUVEMENTS DE COMPTE ».
AVANT d’exécuter la facturation il est indispensable de vérifier et de corriger (si nécessaire) le contenu (les quantités, les poids et les prix unitaires) de chaque livraison « Producteurs » ET de chacune des livraisons effectuées vers les consom’acteurs.
  • Le fichier « Factures-Livraison-nn » est celui dans lequel tous les changements documentés suite aux livraisons seront enregistrés.
L’objectif étant de ne facturer que ce qui a été effectivement livré. Et de ne payer aux producteurs que ce qui a été effectivement reçu par le GAC.
  • Donc avant de facturer il faut s’assurer que le total à payer à chaque « Producteur » est égal au total facturé (Ticket de caisse, Facture ou bon de livraison) par chacun.
  • En final le total à payer par l’ensemble des consom’acteurs sera égale au total à payer à l’ensemble des producteurs sauf exception (voir ci-dessous « Produits Consigne » et "PAF" ).
NOTE : le PAF est comptabilisé pour chaque consom’acteur ayant commandé, comme s’il s’agissait d’une livraison et d’un paiement au producteur « Administratif GAC Jalhay ».

Repanier permet de créer et de corriger les données d’un tableau Excel (voir la fonctionnalité ou bouton « Exporter ») et d’utiliser ensuite ce tableau corrigé (voir la fonctionnalité ou bouton « Importer ") pour adapter/corriger automatiquement les données de facturation, ç-à-d uniquement les quantités, les poids effectivement livrés.
  • La fonctionnalité ou bouton « Importer » utilisera le tableau Excel (son contenu) qui vient d’être « Exporter », corriger et sauvegarder, pour mettre automatiquement à jour dans (un fichier intermédiaire de) Repanier les données de facturation des PRODUITS livrés à chaque Consom’acteur.
  • Les produits « Consigne nnnn» qui existaient dans le catalogue « Produits » sont ajoutés automatiquement à chaque consom’acteur qui a commandé un ou plusieurs produit(s). La quantité est = à 0 par défaut.
  • Il suffira de modifier la « quantité » (qui est = 0 par défaut) en fonction du nombre de « consigne » rendue au GAC par chacun (ne pas oublier de consulter le Gmail de Repanier «  repanier.gac.jalhay@gmail.com « ).
Par contre si des nouveaux produits (des produits non commandés mais livrés) doivent être ajoutés à des listes de produits à facturer, ces changements ne peuvent PAS être réalisés à partir du tableau Excel corrigé.
  • Ces changements seront créés manuellement dans Repanier (voir Etape n°1 - produit(s) à ajouter ci-dessous). 
Les étapes suivantes sont décrites en détails ayant comme objectif d'aider à la création d'une facturation complète et correcte.  
** 30-août-20 : Préparation de la facturation : Comment procéder ?
** 06-août-20 : Etape n°1 - produit(s) à ajouter
** 20-août-20 : Etape n°2 – corriger les poids et quantités livrées
** 16-novembre-20 : Etape n°3 – PRIX unitaire de produit(s) à CORRIGER
** 30-novembre-20 : Etape n°4 – Le but de cette étape est de procéder à l’ultime vérification de l’intégrité de toutes les données destinées à la facturation.

Comment procéder ?

** 06-août-20 : Etape n°1 - produit(s) à ajouter
Depuis ce 05-août-20, il est à nouveau possible d’ajouter des produits avant la fermeture des commandes et avant la création des factures.
  • Le but de cette étape n°1 est d’identifier ET d’ajouter si nécessaire des produits livrés bien que NON commandés et qui de ce fait ne sont PAS présent dans le 1er rapport Excel (« Factures-Livraison-nn ») « Exporter ».
  • Il s’agira également d’ajouter des produits qui ont été livrés en remplacement de produits non disponibles (exemple : une bouteille de 1 Litre d’huile est remplacée par une quantité de 0,75 Litre – dans ce cas le nom de produit et son prix sont différents).
Cette étape permet également d’ajouter par exemple le produit administratif « PAF » si oublié par le consom’acteur lors de l’enregistrement de sa commande.

Notes :
  • Il n’est PAS possible d’ajouter des lignes de « Produits » dans le tableau Excel « Exporter ».
  • Donc il s’agira d’ajouter le ou les produits en suivant une autre procédure décrite ci-dessous.  
Comment procéder ?
  • Sélectionner « Gérer – Offre en Facturation »
  • Cliquer sur le 1er bouton à droite (Exporter) de l’offre candidate à la facturation (ç-à-d l’offre dont le statut est « Commandes Clôturées »).
  • Ce bouton permet de créer automatiquement un rapport (un tableau Excel) reprenant les listes de produits originellement commandés par chacun.
  • Il suffira de comparer chacune des lignes du tableau et de s’assurer que TOUS les (noms de) produits effectivement livrés (donc tous ceux rapportés comme livrés par les responsables Livraisons ou/et documentés sur les bordereaux de livraison et factures/tickets de caisse) sont repris dans ce tableau.
ATTENTION : cette étape permet seulement d’identifier les noms de produits livrés mais non documentés dans ce rapport Excel.
  • Ensuite les produits identifiés seront ajoutés directement dans Repanier, ç-à-d qu'il s'agira d'ajouter le/les produits à la liste des produits déjà enregistré pour un consom'acteur identifié.
Comment ajouter les noms de produits manquants dans Repanier (donc manquant également dans le tableau Excel)?
  • Sélectionner « Gérer – Offre en Facturation »
  • Cliquer sur le bouton « Montrer » de la colonne « Commandes de » et cliquer sur le nom du consom’acteur dont le contenu de la livraison doit être corrigée.
  • L’écran « Gérer › Achats » apparaît.
  • Ensuite cliquer sur le bouton bleu en haut et à droite de l’écran « + Ajouter Achat ».
  • Il s’agira de sélectionner le ou les noms des Consom’acteurs « CONSOMMATEUR»
  • De sélectionner le producteur et son/ses produit(s) à ajouter « PRODUIT », et d’indiquer la quantité livrée « Quantité ».
  • Ajouter un commentaire (par exemple « produit ajouté après livraison du jj-mm-aa »).
  • Ensuite cliquer le bouton bleu « Enregistrer » en bas à droite de l’écran.
Ensuite recommencer l’étape n°1 ci-dessus et vérifier si TOUS les noms de produits, (donc y compris tous les produits que vous venez d’ajouter), et donc effectivement livrés, sont montrés/listés dans le NOUVEAU tableau Excel ainsi créé par la fonctionnalité « Exporter ».
  • Si c’est le cas, ensuite procéder à l’étape suivante ci-dessous.

** 20-août-20 : Etape n°2 – corriger les poids et quantités livrées
Le but de cette étape est d’identifier ET de corriger/d’adapter UNIQUEMENT les quantités ET poids des PRODUITS affichés dans la table Excel créée (Etape n°1) en fonction de ce qui a été effectivement livrés aux consom’acteurs.
  • NOTE n°1: il est indispensable de partager avec le responsable « Facturation » les détails des produits (quantité) lors de la livraison. Le but est de corriger le contenu de chaque livraison et en conséquence de s’assurer que le total à payer à chaque producteur correspond aux totaux effectivement livrés et à payer par les consom’acteurs.
Corriger les poids et quantités livrées : Comment procéder ?
  • Il suffira de comparer chacune des lignes du tableau (dénomination des produits, quantité, poids) avec les données des livraisons documentées/corrigées par les responsables livraisons lors de la livraison aux consom’acteurs.
  • De corriger les données identifiées dans ce tableau Excel.
  • Ne pas oublier de modifier les quantités des « Consignes » qui ont été effectivement rendues aux responsables Livraisons.
Pour rappel, cette information « Consignes » doit être documentées et partagées par emails par les consom’acteurs avec les responsables « Paiements et Facturations ».
  • NOTE : ce tableau Excel inclus également la colonne « Règle de 3 » qui permet de répartir une livraison unique (donc une quantité total unique) entre les consom’acteurs en s’assurant que le total livré par le producteur est égale à la somme des quantités réparties entre les consom’acteurs.
Lorsque vous modifiez dans ce tableau Excel, par exemple, une quantité effectivement livrée à un consom’acteur, les cellules ainsi corrigées changent de couleur. Seules les cellules qui ont changés de couleur seront corrigées lors de l’importation du fichier dans Repanier.
Lorsque les données maintenant affichées sur ce tableau Excel sont correctes et correspondent aux noms de produits, poids ET quantités effectivement livrés, il faut « Importer » la table Excel ainsi modifiée pour mettre à jour les données dans Repanier.
Comment procéder ?
  • Tout d’abord « Sauvegarder » cette table Excel corrigée dans un dossier de votre ordinateur et fermer ce fichier.
  • Sélectionner « Gérer – Offre en Facturation »
  • Cliquer sur le deuxième bouton « Importer » à droite de l’offre sélectionnée
Un nouvel écran apparaît « Gérer › Offres en facturation » dont le titre est « Importer les ventes ».
  • Cette fonctionnalité permet d’importer le fichier Excel précédemment sauvegarder. Donc le nom de fichier à « Importer » doit être « Factures-Livraison-nn ».
  • Cliquer sur le bouton « Parcourir » et sélectionner le nom de fichier sauvegarder. Le nom du fichier « Factures-Livraison-nn » apparaît dans l’encadrement de ce bouton.
  • A ce moment vous avez la possibilité de recommencer la recherche du fichier (si vous aviez sélectionné, par exemple, un fichier erroné)
  • Si le fichier correct est sélectionné, il s’agit alors d’« Effectuer l’importation ». 
Si l’importation se déroule correctement, un message le confirmant apparaît en haut de l’écran. 

** 16-novembre-20 : Etape n°3 – PRIX unitaire de produit(s) à CORRIGER
Le but de cette étape est d’identifier ET de corriger si nécessaire les PRIX unitaires de produits livrés et présent dans le rapport Excel créé par la fonctionnalité « Exporter ».
  • NOTE n°1 : la recommandation suivante permet de corriger/d'adapter le total à payer par le consom’acteur lorsque par exemple un prix unitaire publié dans Repanier était incorrecte lors de la mise en ligne. D’après des informations venant d’autres GAC’s il n’est pas recommandé de changer les prix unitaires entre la mise en ligne et la facturation. MAIS :
  • Le GAC Jalhay (Etienne) constate qu’il est préférable de corriger les changement de prix unitaire pcq le tableau Excel et l’information disponible sur l’écran « Mon Solde » ainsi corrigée affichera des informations factuelles.
En conséquence, il est indispensable de pouvoir adapter/corriger le total à payer par chacun en utilisant, par exemple, une "solution" procédurale à la problématique des changements de prix entre la commande et la livraison.
  • Cette solution implique de suivre attentivement la procédure (pas compliquée mais demandant de la rigueur) ci-dessous.
Comment procéder ?
Lors de la préparation de la facturation il est actuellement possible d'ajouter un produit ou plusieurs produits aux commandes enregistrées et livrées.
Lors d'un changement de prix unitaire d'un produit OU lors d’une remise de prix ponctuelle de la part du fournisseur (-10% sur le prix par exemple) , on pourrait ajouter et ensuite retirer un "même" nom de produit d'une commande de la façon suivante:
  • Changer la quantité du/des produit(s) commandé dont le prix unitaire doit changer en "0" dans le fichier "Factures-Livraison-nn" (il s'agit du fichier "Exporter" qui permet de corriger les quantités effectivement livrées avant sa réimportation dans Repanier).
  • Ensuite "Importer" le fichier corrigé "Factures-Livraison-nn" (ATTENTION: il faut s'assurer d'importer uniquement la dernière version du fichier "Factures-Livraison-nn" identifiée par -nn.
  • Dupliquer le produit en question dans Repanier en ajoutant à la description du produit les termes « (N.Prix) » ET y inclure le nouveau prix.
    • En pratique il y aura dans le catalogue produit deux fois le même produit dont la copie inclus les termes "(N.Prix)". Cette description sera provisoirement activée lors de la préparation à la facturation.
  • Ajouter ce "nouveau" produit à la commande en question (donc celle dont la quantité du produit original a été changée à "0"), y compris la quantité effectivement livrée.
  • "Exporter" la liste de commande ainsi corrigée (il s'agira d'un nouveau fichier "Factures-Livraison-nn").
    • NB: Ce fichier montrera le "nouveau" produit qui inclus dans son descriptif "(N.Prix)" , la quantité et le "Nouveau Prix" du produit effectivement livré et à facturer à cette personne. ATTENTION: ne pas utiliser les termes "nouveau produit".
Donc pour chaque produit dont le prix unitaire a changé on procède de la même façon pour CHAQUE consom'acteur qui a commandé ce produit.
En résumé, ce qui est IMPORTANT est de différencier le nom du produit original en lui ajoutant les termes "(N. Prix)";
MAIS attention il y a une contrainte:
  • Après avoir exécuté la facturation et envoyé les factures vers les consom'acteurs, OU AVANT la mise en ligne de l'offre suivante,  il faudra impérativement "désactiver" tous les produits dont le descriptif inclus les termes "(N. Prix)" (Nouveau Prix).
  • ET, de corriger/adapter le prix unitaire en regard du descriptif original du ou des produits en question parceque seul le descriptif original du produit fera partie de la nouvelle offre de produits.
Comment retrouver les produits dont le desciption inclus les termes "(N. Prix)"?        Facile.
  • On sélectionne le producteur concerné et on affiche son offre de produits.
  • On utilise la fonction "Q" (zone au-dessus des descriptifs de produits) - on écrit "(N. Prix)" et on clique sur le bouton "Q".
  • Seuls les produits dont le descriptif inclus "N. Prix" apparaîtront sur l'écran.
  • Il suffit de les "désactiver" ET de cliquer sur le bouton "enregistrer" en bas de l'écran.
NOTE: chaque fois que le prix d'un produit changera, il suffira de ré-utiliser le nom de produit dupliquer précédement, si déjà créé, marqué avec "(N. Prix)" et de l'activer. Ensuite d'appliquer/adapter le nouveau prix unitaire.
  • ET ne pas oublier de rétablir la situation originale AVANT la mise en ligne de l'offre suivante OU dès que les factures ont été envoyées aux consom’acteurs.
Tout ceci est un peu fastidieux mais faisable si et seulement si on ne réussi pas à convaincre les fournisseurs de ne pas changer leurs prix entre la commande et la livraison.
  • Il y a d’autres possibilités lorsqu'il est indispensable de corriger un total à payer par un consom’acteur, si la procédure ci-dessus ne suffirait pas.

Comment procéder ?
  • Un nom de produit "administratif" a été créé permettant d'ajouter un montant dit de "Correction" à une liste de produits livrés.
  • Il s'agit du produit « Correction Facturation (+) » ce qui permettra d’augmenter le prix à payer par un consom’acteur lorsqu’une correction/augmentation du total à payer s’impose.
  • Ce nom de produit "administratif « sera enregistré pour chaque producteur
Ensuite, un autre cas peut se présenter qui implique que le total calculé par Repanier est supérieur à ce que le consom'acteur devrait payer.
  • Il s'agira dans ce cas de créditer (ajouter à son compte Repanier) le montant correspondant au nom du consom'acteur dans l'écran "Mouvements de compte". ET d'indiquer clairement la raison de ce mouvement/correction.
Une autre possibilité est d’utiliser uniquement les « Mouvements de Compte » pour ajouter ou retirer un montant du total à payer par le consom’acteur.
  • Par exemple lorsque la valeur d’un produit livré est à retirer du montant à payer suite à une plainte du consom’acteur.
Lors de la génération de facturation qui suivra, le total calculé et à payer par le consom'acteur sera actualisé en fonction du/des montant(s) ainsi corrigés.  
  • Ces changements/corrections seront ajoutés à son « compte » ET automatiquement documentée sur l’écran « Mon solde » de chacun, de même que la raison du changement.

Comment procéder ?
  • Sélectionner « Gérer – Offre en Facturation »
  • Cliquer sur le 1er bouton à droite (Exporter) de l’offre candidate à la facturation (ç-à-d l’offre dont le statut est « Commandes Clôturées »).
  • Ce bouton permet de créer automatiquement un rapport (un tableau Excel) reprenant les listes de produits effectivement commandés par chacun.
Il suffira de comparer chacune des lignes du tableau et de s’assurer que TOUS les (noms de) produits effectivement livrés ET que tous les prix unitaires à facturer (voir factures, bons de livraison ou tickets de caisse) par les Producteurs (donc tous ceux rapportés par les responsables Livraisons) sont correctes dans ce tableau.
  • ATTENTION BUG : lorsque un nom de produit est listé plusieurs fois (plusieurs lignes identiques sauf le nom du consom’acteur), il est indispensable de « taper » le nouveau prix unitaire dans chacune des cellules même si le nouveau prix est affiché correctement (la formule de référence n’est pas correctement interprétée par Repanier lors de l’importation du fichier corrigé).
** 30-novembre-20: Etape n°4 – Ultime vérification avant de mettre à jour le tableau « Mouvements de Compte »
Le but de cette étape est de procéder à l’ultime vérification de l’intégrité de toutes les données destinées à la facturation.

Comment procéder ?
  • Sélectionner « Gérer – Offre en Facturation »
  • Cliquer sur le 1er bouton à droite (Exporter) de l’offre candidate à la facturation (ç-à-d l’offre dont le statut est « Commandes Clôturées »).
  • Ce bouton permet de créer automatiquement un rapport (un tableau Excel) reprenant les listes de produits effectivement LIVRES à chacun et donc effectivement LIVRES par les producteurs.
  • Il suffira de comparer chacune des lignes du tableau (dénomination des produits, quantité, poids et prix à payer) avec les données des livraisons effectuées et documentées/corrigées par les responsables livraisons lors de la livraison.
    • Un dernier contrôle ou vérification est de comparer les totaux (pour chaque producteur) entre ce rapport Excel et les totaux affichés sur l'écran  « Gérer – Offre en Facturation » "OFFRES DE" : les totaux pour chaque producteur doivent être identiques.
Les données seront considérées comme « correctes » lorsque le total affiché pour chaque producteur correspond au total facturé par chacun d’entre eux.
  • Si ce n’est pas le cas, recommencer l’étape qui permet de corriger l’erreur détectée, corriger et ensuite exécuter à nouveau cette dernière étape.
Ensuite procéder à l’étape suivante qui consiste à mettre à jour les « Mouvements de Compte » (voir ci-dessous).

** 02-août-20 : Mouvements de compte
AVANT d’exécuter la facturation, il est indispensable de mettre à jour le tableau / écran « Gérer › Mouvements de compte ».
  • Il s’agit donc d’y ajouter tous les paiements des Consom’acteurs enregistrés sur le compte bancaire du GAC Jalhay à la date de cette nouvelle facturation.
  • NOTE: cette fonction "Mouvements de compte" peut être utiliser également pour corriger en  + ou - le compte de chaque consom’acteur.
Exemple :
  • Si lors de la livraison, le prix unitaire d’un produit est différent de celui enregistré lors de la commande ET que les procédures déjà décrites ci-dessus ne suffisent pas, il s’agira de « corriger » cette différence en créant un « Mouvement de compte » au nom du consom’acteur.
  • Cette correction sera une « Provision » si une valeur « crédit » est à ajouter (entrée) au compte d’un consom’acteur.
  • Ou cette correction sera un « Remboursement » au GAC si une valeur « débit » est à déduire (sortie) au compte d’un consom’acteur.
IMPORTANT : chaque correction doit être scrupuleusement expliquée dans la zone « commentaire ».
  • Cette explication sera visible sur la page « Mon solde » du consom’acteur.
L’objectif est de publier avec la facturation un état actualisé du SOLDE à payer par chacun.
Ce solde et les détails des corrections éventuelles seront également visible sur l’écran « Mon solde » de chaque consom’acteur.

** 30-juin-20 : Mouvements de compte et rapport comptable
Horloge
Le rapport comptable n’est pas mis à jour dès que les paiements consom’ateurs ont étés enregistrés dans Repanier. En effet il n'y a pas de lien informatique entre le compte bancaire du GAC et Repanier!
  • Il sera seulement mis à jour lors du prochain cycle de facturation.
  • Les nouveaux soldes sont uniquement calculés lors de l'exécution de la facturation.
En conséquence, entre deux facturations, Repanier ne publie pas la situation du solde « actuel » de chaque consommateur en temps réel !
  • Par contre, lors de l’envoie des factures à chacun, Repanier informe le consom’acteur des paiements enregistrés et reçus de même que les commandes non facturées et des paiements (éventuels déjà enregistrés sans "Mouvements de compte") non pris en compte dans le calcul du solde affiché.

Cas particulier : Préparation de facturation d'un fournisseur irrégulier
  • Exemple : les Poulets BIO de chez Bastin à Stavelot.
Lorsqu’un fournisseur propose des produits seulement quelques fois par an ET qu’il possède un e-shop, il est souvent préférable pour le GAC de ne PAS encoder tous les produits de ce fournisseur dans Repanier.
  • Dans ce cas les consom’acteurs seront invités à se connecter sur l’e-shop du fournisseur et d’enregistrer leur commande en indiquant clairement le "Point RELAIS » de livraison qui est GAC-Jalhay.
Si le GAC décide avec ce fournisseur qu’il est préférable de consolider tous les paiements des consom’acteurs au niveau du GAC, dans ce cas la procédure suivante est recommandée.   
  • Créer ce producteur dans Repanier mais l’adresse de celui-ci sera celle d’un membre du « GAC » comme par exemple « etiennefr@outlook.fr ». Le but étant de ne pas envoyer ni de commande ni de facturation vers ce producteur.
  • Créer une ligne Produit par consom’acteur ayant reçu livraison de produits commandés.
  • Chaque ligne (produit « virtuel ») correspondant à la facture et au prix total de la livraison à payer par chaque consom’acteur au GAC.
  • Chaque livraison futur sera répertoriée de la même façon. Donc une nouvelle ligne « Produit virtuel » par date de livraison.
La syntaxe de chaque ligne "produit" serait par exemple :
  • Poulet BIO Bastin / Facture n° xyz datée jj-mmm-aaaa / Madame xyz.
  • Ces lignes « produit » seraient crées lors de la préparation de facturation et seraient ajoutées à la liste des produits livrés de chaque consom’acteur (et à payer) suite à la session de livraison au GAC.
  • Cette information de facturation des produits d’un fournisseur irrégulier sera intégrée dans la facture envoyée à chaque consom’acteur.
** 30-juin-20 : Autres Fonctionnalités relatives à la facturation
  • L’écran « Gérer › En archivage »
  • Le 3ième bouton « Annuler la facturation» : cette fonctionnalité permet d’annuler la facturation par exemple lorsqu’on constate des erreurs à corriger immédiatement.
  • La colonne « OFFRES DE » : Le bouton en-dessous de ce titre permet de « Montrer » les noms des producteurs qui ont livrés des produits commandés pour cette livraison.
    • En cliquant sur, par exemple l’un d’entre eux, l’écran « Gérer › Produits en offre » montre les produits livrés par ce producteur.
    • En cliquant sur, par exemple un des produits, l’écran suivant affichera tous les détails relatifs aux acheteurs de ce produit.
      • Cet écran permet également d’ajouter un achat supplémentaire de ce produit dans le cadre par exemple d’une correction avant facturation.
  • La colonne suivante « COMMANDES DE » : Le bouton en-dessous de ce titre permet de « Montrer » les noms des consom’acteurs qui ont commandés des produits pour cette livraison.
    • En cliquant sur, par exemple l’un d’entre eux, l’écran « Gérer › Achats» montre les produits commandés par ce consom’acteur.
    • En cliquant sur, par exemple un des produits affichés, l’écran suivant affichera tous les détails relatifs à ce produit commandé.
      • Cet écran permet également de modifier cet achat dans le cadre par exemple d’une correction avant facturation.
** 24-novembre-20 : La Facturation
  • Le 4ième bouton « Facturer » situé à droite de la ligne « OFFRES » sélectionnée, permet de générer la facturation Repanier correspondant à la date de livraison indiquée sur cette ligne « OFFRES ».
    • NOTE : il ne s’agit pas encore à ce stade d’envoyer les mails de factures aux consom’acteurs.
  • Cliquer sur ce bouton « vert ». Un autre écran de confirmation de la demande apparaît.
    • Cet écran rappelle qu’il est indispensable d’encoder les mouvements bancaires correspondants aux provisions déjà payée par les consom’acteurs AVANT d’exécuter cette instruction de « Facturation ». Si cet encodage des mouvements bancaires (voir chapitre "Mouvements de compte et rapport comptable") n'a pas encore été effectué, ne pas continuer cette procédure.
    • La date du « paiement » est créée automatiquement.
    • Cet écran doit être complété avec les informations factures des producteurs si celles-ci sont disponibles à cet instant.  (Par exemple n° de facture et date de celle-ci ou n° de Ticket de même que le montant à payer qui peut être différent de celui calculer par Repanier).
      • ATTENTION: si le total à payer à un producteur est différent de celui calculé par Repanier, il est indispensable d'identifier le ou les raisons. Il est possible en effet que parfois le producteur comet une ou pusieurs erreurs sur le ticket/facture. Dans ce cas le responsable doit contacter par mail le producteur et documenter les erreurs qui devront être rectifiées lors de la prochaine livraison/facturation du producteur. 
      • Cette écran permet également de sélectionner tous les ou seulement certains producteur(s).
    • Lorsque la confirmation de facturation est choisie, l’écran suivant apparaît :
      • Livraison Du jour-dd-mmm-aaaa
      • Veuillez effectuer les paiements ci-dessous (ces paiements à partir du compte bancaire du GAC peuvent être éxécutés plus tard indépendament de Repanier).
Les mouvements de compte correspondants sont générés automatiquement par Repanier.
NOTE : Le but de cet écran est de servir de référence à ce moment pour exécuter le paiement bancaire aux producteurs. Le paiement effectif peut être exécuté ultérieurement.
  • Ensuite cliquer sur « Gérer Offres en facturation », à gauche au-dessus de l’écran. L’écran « Gérer En Archivage » apparaitra.
  • La colonne « STATUT » à droite indiquera « Facturé ».
Sélectionner « Gérer › Mouvements de compte » :
  • Toutes les données de facturations relatives aux totaux à payer à chaque producteur ont été automatiquement enregistrées dans ce tableau.
  • Sont également enregistrés les totaux par producteur des « corrections » enregistrées suite aux données de livraisons corrigées.
  • Un commentaire « Perte » peut-être également affiché. A EXPLIQUER.
  • A partir de cet instant le SOLDE à payer par chacun est disponible sur son écran personnel après une nouvelle « Connexion » à Repanier.
    • Positionner le curseur de la « souris » sur son « adresse email » en haut à droite de l’écran d’accueil et sélectionner « Mon solde ».
  • De même à partir de cet instant, le responsable « paiements et facturations » pourra visualiser à l’écran le solde de chaque consom’acteur.
Exemple :
  • Sélectionner « Gérer › En archivage » ,
  • Dans la colonne « COMMANDES DE », cliquer sur le bouton « Montrer ».
    • Choisissez un nom de consom’acteur et cliquer.
  • Automatiquement l’écran montrant l’état des provisions déjà payées et le total du nouveau solde correspondant à de la dernière facture du consom’acteur sélectionné apparaitra. 
  • De même la liste des produits livrés correspondant à la dernière facturation sera listée.
NOTE : il est également possible d’exporter (ç-à-d créer un tableau Excel) la liste de produits de la date de livraison choisie.

** 24-juillet-20 : Envoyer les factures
NOTES :
Tous les emails générés par l’e-shop Repanier sont d’abord dirigés vers et centralisés au niveau d’une adresse Gmail «  repanier.gac.jalhay@gmail.com « .
  • A partir de cette adresse Gmail, les emails sont envoyés vers les adresses email des Consom’acteurs.
  • « Centralisés » signifie que les responsables qui ont accès à cette adresse email auront une visibilité totale sur toutes les communications entre l'e-shop Repanier et les Consom’acteurs.
  • Si les Consom’acteurs choisissent de répondre à certains de ces emails, leurs réponses seront disponibles uniquement un niveau de ce Gmail.
Le GAC Jalhay a décidé de ne PAS envoyer les factures vers les producteurs. Donc seuls les consom’acteurs recevront leur facture.
  • Pour limiter le nombre de responsables qui recevront une copie des factures envoyées aux consom’acteurs il est recommandé de désélectionner tous les noms de responsables PAIEMENTS qui ne devraient pas recevoir impérativement ces copies.    
  • Cette fonction « Envoyer les Factures » permet d’activer l’envoie des factures (e-mail) vers les consom’acteurs.
Comment procéder?
  • Sélectionner l’écran « Gérer › En archivage » et cliquer sur le 2ième bouton à droite « « Envoyer Factures ».
  • L’écran « Gérer › Offres en facturation » apparaît. Il permet de confirmer ou pas l’envoie des factures vers les consom’acteurs.
    • Un exemple de mails « récapitulatif » est montré sur cet écran.
    • Ne pas prêter attention au contenu de ces mails, ils sont uniquement indicatifs du format de ceux-ci.
  • L’écran « Gérer › En archivage » apparaît de même qu’une indication en haut au milieu « Les commandes sont en train d’être envoyées ».
    • BUG : ce texte ne correspond pas à l’action d’envoie des factures en cours.
  • NOTE: Depuis le 25-juillet-2020 les factures ont été envoyées correctement par mail.  
    • BUG : ATTENTION : cet envoi de factures vers les consom’acteurs fonctionne seulement si on désélectionne l’envoie de factures vers les producteurs !
      • Voir écran « Gérer › Configuration › Gac Jalhay » Mails de facturation des commandes ;
        • Désélectionner l’option « Envoyer un mail récapitulatif de leur livraison aux producteurs ».  
** 12-août-20 : Rapport Comptable
Le but de ce rapport est de permettre un suivi « informatif » donc un « Tableau de bord » des transactions de tous les producteurs et consom’acteurs.
Sachant que dans les faits, Repanier n’enregistre pas les montants « correctes" (ç-à-d ceux éventuellement corrigés) des paiements effectués aux producteurs (il s’agit d’un BUG), ce fichier « Rapport Comptable » est donc simplement « informatif » des transactions « entrée et sortie ».

NB: Le suivi des paiements aux producteurs est disponible dans le fichier « BankAccount-aaaa-mm-jj ». Voir le chapitre suivant « Suivi des paiements ».  
  • Sélectionner l’écran « Gérer › En archivage »
  • Dès que le statut d’une offre est « Facturé » (voir dernière colonne à droite de l’écran), le 1er bouton à droite de la dénomination d’une « Offres » permet de créer une « Rapport Comptable ».
  • Il s’agit d’un fichier Excel comprenant deux feuilles :
    • « Tableau de bord livraison de l’offre sélectionnée» : ce tableau inclus tous les mouvements d’argents des consom’acteurs et des producteurs. Plus spécifiquement ce tableau montre les détails suivants :
      • Les noms des protagonistes (Producteurs et Consom’acteurs)
      • Les soldes précédents
      • Les « entrées d’argent » (les montants payés par les consom’acteurs au GAC de même que des corrections éventuelles)
      • Les « sorties d’argent » (les montants qui devraient être payés par le GAC aux producteurs, avant corrections éventuelles, MAIS il ne s’agit pas des montants éventuellement « corrigés » parce que Repanier ne gère pas correctement ces corrections (BUG).
      • Une colonne « Préparé » (les totaux correspondants aux transactions de cette livraison facturée)
      • Le « solde final » pour chacun des protagonistes.
        • Ce solde correspond au total à payer suite à cette « dernière » livraison SI et SEULEMENT si les factures précédentes ont été payées.
      • La colonne « Préparé » (les 3x dernières lignes) inclus également des totaux correspondant  à l’exécution des formules visibles dans ces 3x cellules.
    • « Tableau reprenant les détails des livraisons de l’offre sélectionnée » : ce tableau reprend tous les produits livrés à chacun des consom’acteurs.

** 12-août-20 : MON SOLDE
Lorsque une connexion vers Repanier est établie, l’adresse email du consom’acteur est affichée sur l’écran d’Accueil en haut à droite.
En positionnant le curseur sur votre adresse email, plusieurs fonctions sont affichées.
  • Sélectionner « Mon solde ». Cet écran permet de visualiser :
  • le nom du Consom-acteur,
  • son « Solde précédent »,
  • les détails de ces achats « - Achats »,
  • les détails de provisions (montant payé par le consom’acteur) « + Provisions »,
  • des corrections en + ou – éventuelles
  • le « Nouveau solde », ces détails correspondent à la dernière facturation dont la date est indiquée.
  • NOTE: Le bouton « Exporter » permet de créer un fichier Excel reprenant les détails de la livraison sélectionnée.
  • La liste des produits correspondant à cette dernière livraison est affichée également sur cet écran.
Exemple :
Solde précédent : 0,00 € (6 juillet 2020)
Achats : Livraison du jeudi 06 août 2020 : 11,10 € = 10,50 € + 0,60 € TVA.
Provision : livraison du 6/08/20 : 11,10 € (3 août 2020)
Remboursement : livraison du 6/08/20 (Correction CDL Farine Epeautre blanche (2kg); 7,60 € devient 8,70€)) : 1,10 € (8 août 2020)
Nouveau solde : - 1,10 € (8 août 2020 - dernière facture)
  • Explications :
« Achats » = valeur de ce qui a été calculé lors de l’enregistrement de la dernière commande.
« + Provision » = la liste des paiements effectués par le consom’acteur ET enregistrés par le GAC dans Repanier.
« Remboursement » au GAC. Valeur de remboursement au GAC, calculée suite au contenu de ce qui a été effectivement livré et par exemple suite à un changement de prix (augmentation) facturée par le producteur.
« Nouveau solde » =  le total à payer suite à la dernière livraison y compris une correction éventuelle reprise lors du calcul du montant facturé au consom’acteur.

** 30-août-20 : SUIVI DES PAIEMENTS
Ce rapport « BankAccount- aaaa-mm-jj », permet le suivi des paiements.
  • Il montre toutes les transactions de paiements vers les producteurs et celles correspondants aux paiements des livraisons par les Consom’acteurs.
  • Il permet de créer des statistiques sur les volumes d’achats des producteurs de même que celles correspondants aux transactions des consom’acteurs. 
  • Le nom du rapport créé par Repanier est : « BankAccount- aaaa-mm-jj « (La date est celle de la création du rapport).
Comment créer ce rapport?
  • Afficher « Gérer Mouvements de compte
  • Sélectionner le bouton « exporter » au-dessus au centre
  • Choisissez le « FORMAT » .XLSX ou .CSV
  • Sélectionner le bouton « Soumettre » ;
Le rapport sera créé et affiché automatiquement.
  • Ce tableau documente toutes les transactions de paiements enregistrées dans le « Mouvements de compte ».
  • Exemples :
    • La date d’exécution du paiement – « Operation date » (cette information est correcte en ce qui concerne les paiements reçus des consom’acteurs, MAIS elle n’est pas correcte lorsqu’il s’agit des paiements de factures aux producteurs ou fournisseurs). Pourquoi ?
      • Parce que Repanier considère que les paiements aux fournisseurs sont exécutés à la date de facturation des consom’acteurs.
      • En pratique seule les dates de débit et crédit du compte bancaire du GAC font références.  
    • Le nom du producteur
    • Le nom du consom’acteur
    • Le montant reçu sur le compte bancaire du GAC y compris des corrections éventuelles.
    • Le montant payé à partir du compte bancaire du GAC.
      • ATTENTION : le montant « effectivement payé » aux producteurs doit être corrigé dans la colonne/cellule «bank_amount_out » en fonction du contenu de la colonne/cellule « operation_comment ».
    • La colonne/cellule « operation_comment ». Ce commentaire est celui créé dans le tableau « Mouvements de compte » lors de la préparation au paiement.
    • Les dates des transactions enregistrées dans « Mouvements de compte ».
    • La colonne suivante sera utilisée pour documenter les paiements réalisés à partir du compte bancaire du GAC.
      • La référence facture/bon de livraison, montant payé et date de paiement seront ajoutée dans ce tableau  « BankAccount-aaaa-mm-jj » par le comptable/trésorier du GAC.