Aide Consom'acteurs

Version ** 01-septembre-2020 (** = date de mise à jour)
Notice d’utilisation « Repanier » pour les Consom'acteurs de la Hoëgne (Groupement d’achats de Jalhay-Sart)
1. S'inscrire
Le Consom’Acteur qui est déjà inscrit sur le site internet (maintenant désactivé)  (http://www.gac-jalhay-sart.be/) sera inscrit automatiquement  en tant qu’utilisateur ACTIF du nouveau site « Repanier ».
Par contre, un nouveau candidat Consom’Acteur devra partager avec le représentant du GAC ( Eva Franssen - evafranssen72@gmail.com - + 32 499 24 83 63) , au minimum une adresse email principale et un numéro de téléphone afin que le représentant du GAC de Jalhay puisse vous inscrire sur le nouveau site internet « Repanier ».
Si nécessaire, donnez-lui une seconde adresse mail.
Il crée votre compte et vous attribue un nom de panier (A votre choix ou votre prénom).


2. Connexion
Pour pouvoir vous connecter au nouveau site « Repanier » du GAC Jalhay en tant que membre, vous devez d'abord activer votre mot de passe.
Voici comment faire :
- se rendre sur
https://gac-jalhay.repanier.be/fr/
- cliquer sur "Connexion" en haut à droite, puis choisir "réinitialisation du mot de passe".
- encoder votre adresse électronique + réinitialisation du mot de passe"
Le système « Repanier » enverra automatiquement un mail à l'adresse mail que vous avez donnée. Ce mail contiendra un lien pour réinitialiser votre mot de passe.
- cliquer sur le lien et introduire votre nouveau mot de passe. Il est recommandé de ne pas utiliser le mot de passe de votre messagerie e-mail.
Ceci ne vaut que pour la première connexion.  A la connexion suivante, il faudra simplement encoder votre login (adresse mail ou nom d'utilisateur) et votre mot de passe.


3. ** 08-juillet-20: E-mails
Au cours du cycle d’une permanence/commande/livraison vous recevrez automatiquement deux (2) e-mails sur votre adresse mail principale et si elle est renseignée, l'adresse secondaire également.
  • Ouverture des commandes
Ce mail annonce l’ouverture des commandes pour une permanence/livraison. Il est envoyé à tous les membres du GAC autorisés à passer commande.
  • ** 08-juillet-20: Confirmation de votre commande
Après avoir sélectionné vos produits à commander, il est possible de demander un mail de confirmation du contenu de votre commande.
  • Cliquer sur "Mon Panier" à gauche de l'écran
  • Un message encadré de couleur verte apparaît sur l’écran, il vous propose l’option de recevoir un mail récapitulatif de votre commande. La valeur de votre commande est également indiquée.
  • Quelque soit votre choix, le détail de votre commande reste disponible sur le site Repanier; Il suffit de cliquer sur « Mon panier « .
- Facturation de la livraison
Après la livraison et après avoir adapté/corrigé (si nécessaire) la liste de produits, leur poids respectif, et autres corrections, ce mail nominatif est envoyé à chaque membre ayant un article facturé, et/ou ayant effectué un versement, et/ou ayant obtenu un remboursement.
Le détail des opérations est joint au mail.


4. Menu « Commandes / Inscription aux tâches»
(Facultatif même si recommandé) Positionner le curseur sur "Commandes" (en haut à gauche) et sélectionner "Inscription aux tâches".
Le menu "Inscription aux tâches" apparait:
  • il suffit de cocher votre nom pour l'inscrire à une tache. Pour se désinscrire il suffit de sélectionner le signe ------ au-dessus de votre nom, celui-ci disparaitra de l'écran.
5. Menu "Commandes" (en haut à gauche)
  • Livraison du   jj-mm-aaaa  – commandes ouvertes  (C’est ici qu’il faut cliquer pour passer commande).
Note : Lors de la « Mise en ligne » des produits et producteurs proposés, vous recevrez un email avec un message d’information et un lien vous permettant (en cliquant) d’afficher automatiquement la page d’accueil du site internet « Repanier ».  Il suffit ensuite de se connecter. 
En cliquant sur le titre (Livraison du   jj-mm-aaaa  – commandes ouvertes), vous affichez le message de la responsable des commandes qui vous a été envoyé par mail.
A gauche de l’écran, des filtres vous permettent de visualiser et de commander par producteur et/ou par type de produits (rayons).
Après avoir commandé, vous pouvez visualiser le récapitulatif de votre commande en cliquant sur « Mon panier » (à gauche, au-dessus des filtres, ou en haut à droite dans la barre menu).
En cliquant sur « Mon panier », vous affichez un texte qui vous renseigne sur votre solde. Le système prend en compte également les montants des Commandes non encore clôturées financièrement. Il se peut néanmoins qu’un virement que vous avez effectué récemment n’apparaisse pas encore dans le décompte car il faut que le trésorier termine la clôture financière pour que votre dernier paiement soit pris en compte par le e-shop/ Repanier (les commandes seront clôturées financièrement APRES les corrections éventuelles qui dépendront de ce qui vous a été effectivement livrés). 
Après cette étape, vous recevrez un émail/courriel (Facturation de la livraison) 
Donc, après la livraison et après avoir adapté/corrigé (si nécessaire) la liste de produits, leur poids respectif, et autres corrections, cet émail personnel est envoyé à chaque membre ayant un article facturé, et/ou ayant effectué un versement, et/ou ayant obtenu un remboursement.
Le détail des opérations est joint au mail.
Pas de panique donc !  Il y a toujours un certain délai entre votre virement et la comptabilisation visible sur le site.
  • Livraison du   jj-mm-aaaa  – commandes clôturées
Dès que les enregistrements de commandes sont clôturés, le message ci-dessus apparaitra.  Ce message signifie qu’il n’est plus possible de modifier sa commande. Si un changement important est indispensable, il faudra prévenir sans tarder (téléphone, email) la responsable des commandes.
Ce sont les Commandes qui ont été clôturées mais non encore livrées et/ou facturées.
  • ** 01-septembre-20: Mon solde : (montant +ou-)  au  jj-mm-aaaa
Le bouton "Aide ?" situé en haut et au milieu de l'écran propose des documents expliquant les fonctionnalités de cet outil "Repanier".
Exemple: Le document "Aide Consom'acteurs" explique comment afficher les détails de vos livraisons. Lorsque vous êtes connectés à "Repanier", cliquer sur votre identifiant à droite au-sessus de cet écran et cliquer sur "Mon solde".
- Le bouton "Exporter" permet d'afficher toutes les informations relatives à vos livraisons (il s'agit des produits effectivement livrés).
- Sélectionner la livraison dont vous voulez obtenir les détails en cliqunt sur la/les flèche(s).
Le solde précédent et le solde actuel sont montrés à l’écran.
Le montant des achats et paiement de provisions sont également indiqués sur cet écran.
Si le solde indiqué ne tient pas compte de la valeur de la dernière commande qui ne serait pas encore facturée (ç-à-d portée en compte et à payer), le montant pas encore facturé sera indiqué.
- Le bouton « Exporter » permet d’obtenir un fichier Excel et/ou de visualiser sur l’écran les détails de la (date de) commande sélectionnée par la flèche.
- Sélectionner la livraison dont vous voulez obtenir les détails en cliquant sur la/les flèche(s).

NB: Il se peut néanmoins qu’un virement que vous avez effectué récemment n’apparaisse pas encore dans le décompte affiché car il faut que le trésorier termine la clôture financière pour qu’il soit pris en compte par le site.
Pas de panique donc !
Rappel : le principe de base recommendé mais pas obligatoire, est la constitution d'une provision par chaque famille ; la plupart des familles versent régulièrement et anticipativement un montant qui couvre les commandes d'une ou plusieurs semaines pour ne pas devoir faire un virement toutes les semaines.

** 01-Août-20: Information complémentaire à propos de l'écran "Mon solde":
  • Le copié/collé d'un écran de Consom'acteur ci-dessous permet de clarifier certaines informations.
  • "Solde précédent" indique le solde correspondant au montant de la livraison (voir date) avant le paiement correspondant.
  • "Achats" indique le montant de la dernière livraison (voir date). Ce montant correspondant au total de la liste détaillée de livraison (quantités et poids corrigés) mais sans tenir compte de la correction du prix au kg des Amandes (exemple). Ceci est un BUG de Repanier à corriger.
  • "Consigne" indique la valeur totale des consignes livrées.
  • "Provision" indique le montant payé par le consom'acteur. Ce montant (+) correspond au solde (-) précédent.
  • Les deux « Remboursement » (au GAC) et surtout les commentaires documentent les raisons des corrections.
    • Le PAF n'avait pas été inclus lors de l'enregistrement de la commande par le consom'acteur. Il a été ajouté par le Trésorier avant la facturation.
    • Lors de la livraison, la facture du Producteur indique une augmentation de prix au Kg des "Amandes". Cette correction est documentée par le deuxième "Remboursement" (au GAC) - "livraison du 30/07/20 (Correction prix Amandes +0,15) : 0,15 € (31 juillet 2020)".
      • Il s'agit évidement de remboursement scriptural.
    • Le « Nouveau solde » est calculé correctement par Repanier (en fonction des informations ci-dessus) et il correspond au montant indiqué sur le mail de facturation envoyé au consom'acteur. Ci-dessous le copié/collé de l'écran "Mon solde" du consom'acteur:

Solde précédent : - 42,96 € (24 juillet 2020)
 Achats : Livraison du jeudi 30 juillet 2020 : 99,22 € = 93,62 € + 5,60 € TVA.
Consigne : 0,30 €.
 Provision : Livraison du 23 juillet 20 : 42,96 € (27 juillet 2020)

 Remboursement : PAF ajouté à votre compte : 0,50 € (30 juillet 2020)

 Remboursement : livraison du 30/07/20 (Correction prix Amandes +0,15) : 0,15 € (31 juillet 2020)

 Nouveau solde : - 99,87 € (1 août 2020 - dernière facture)


6. CAS PARTICULIER - REMBOURSEMENT DES PRODUITS « CONSIGNE »: 
** 12-juin-20;
  • Le GAC proposent aux Consom'acteurs de récupérer les « consignes/vidanges" et de les rendre aux producteurs concernés. Les valeurs correspondantes seront déduites automatiquement du total à payer par chacun.
    • Après la réception des produits, chaque consom’acteur, ayant déposé des « consignes/vidanges » à rendre aux producteurs définis (Le Comptoir du Loup / juin-2020),  devra le signaler par email aux responsables « Paiements » avant la distribution des factures ç-à-d endéans les 24 heures après la date de livraison.
    • Le responsable « Paiements » devra s’assurer que pour chaque « Consigne » rapportée, un « Produit Consigne » correspondant aura été créé et ajouté à la liste de produits à facturer/à déduire de chaque Consommateur.
    • La valeur de ces « Consignes » sera automatiquement déduite du total à payer par chacun. 
      • Si l'information partagée par le consom'acteur est seulement disponible APRES l'envoie des factures à payer, la valeur de ces "Consignes" sera déduite lors d'une prochaine facturation.

7. Comment envoyer un mail à l’équipe de gestion du GAC ?
Mail à un membre de l’équipe de gestion
Voici comment faire :
- se rendre
sur https://gac-jalhay.repanier.be/fr/- cliquer sur "Connexion" en haut à droite.
- Lorsque vous êtes connecté, positionner le curseur sur votre nom d’utilisateur
Plusieurs choix sont proposés :
  • Avertir
Celui-ci vous permet d’envoyer un mail à une ou plusieurs personne(s) de votre choix (les noms et responsabilités sont proposées pour votre sélection)
Votre adresse mail a été automatiquement ajoutée sous « Mon adresse mail »
- Taper le sujet ou objet de votre communication (commandes, produits, paiement, etc, etc)
- Et rédiger votre communication.
- Envoyer votre mail en cliquant sur le bouton « envoyer » en bas à droite de l’écran.
Note : si le mail a été correctement envoyé, une barre horizontale de couleur verte apparaît en  haut de l’écran confirmant l’envoi.

  • Qui est qui
** 13-juin-20;
  • Dans le "Qui est qui", vous visualisez la liste des membres du GAC.      MAIS:
    • Pour que votre nom apparaisse sous la rubrique "Qui est Qui" il faut impérativement que vous soyez déclarés comme ACTIF et que vous puissiez commander ("Peut Commander"). 
    • Si votre nom n'apparait pas, merci de contacter le responsable du GAC
  • Mon profil
Il vous permet d'indiquer les infos personnelles que vous souhaitez partager et de les rendre visibles ou non (visible = vous recevez les mails envoyés par d'autres membres; non visible = vous ne les recevez pas).
Si vous choisissez  de modifier votre profil, ne pas oubliez de cliquer sur le bouton « Mettre à jour » en bas à droite de l’écran pour enregistrer le changement.


Déconnexion
En haut et à droite de l'écran, cliquez sur votre nom de Consom'acteur et le choix "Déconnexion" apparaitra.
Sélectionnez "Déconnexion".