Introduction AIDE responsables
Version 17-juillet-2020 (** Mise à jour)
Notice d’introduction à l'utilisation de « Repanier » pour les Consom'acteurs de la Hoëgne Responsable de la gestion des Commandes et Livraisons
(Groupement d’achats de Jalhay-Sart)
Consom'acteur
Repanier gère deux types de comptes : l’un de gestion et l’autre de consom'acteur.
Avec son compte, le consom'acteur peut modifier lui-même ses données de base.
Un « Qui est qui » lui permet de partager des informations.
Repanier lui permet de communiquer avec l’équipe de gestion ou avec les autres consommateurs qui ont marqué leur accord.
S’il en est autorisé, il pourra passer commande et mémoriser ses préférences : «
Mes cœurs » d’une commande à l’autre.
Voir le solde de son compte et le détail de ses opérations.
Et finalement s’inscrire aux tâches.
Equipe de gestion
Elle est composée de consom'acteurs qui se partagent, en principe à tour de rôle, des responsabilités spécificques : Coordinateur/trice, responsable de la comptabilité, responsable des commandes, collaborateur/trice et webmaster.
Tâches
Repanier gère un calendrier des tâches auxquelles les consommateurs s’inscrivent.
Labels
Ils sont la marque du GAC pour qualifier les produits. Un produit peut porter plusieurs labels. Par exemple : Bio, raisonné, artisanal, …
Points de livraisons (facultatif - pas activé par le GAC de Jalhay)
Cette fonction sert aux groupes qui deviennent trop grand mais pas assez que pour se séparer.
Elle sert aussi en cas de livraisons multiples : On encode le stock de la semaine à l’ouverture. Ensuite on clôture mardi les commandes à livrer mercredi, jeudi celles à livrer vendredi etc… Premier qui commande, premier servi question stock. La gestion de stock est facultative.
Rayons
Repanier gère jusqu’à deux niveaux de rayons. Vous les organisez comme bon vous semble.
Producteur
Un et un seul des producteurs doit représenter le groupement d’achat. Repanier le crée d’office. Il vendra au moins un produit un peu particulier : la cotisation ou le PAF (Participation aux frais).
Produits
Un descriptif et une photo permettent de mettre les produits en évidence dans l’interface de commande.
La quantité d’alerte permet de limiter le risque que quelqu’un ne commande par exemple 60 cordons bleu. Cependant, Repanier propose au consom'acteur de contacter le/la responsable commande s’il souhaite une autre quantité. L’interface de gestion permet de modifier les commandes sans contrainte.
Certains produits sont en vrac, d'autre emballés individuellement.
Repanier gère différents types de produits :
Produits vendus à la pièce, facturé selon le poids réel. Exemple : un potimarron, un cordon bleu.
Produits vendus à la pièce (prix affiché au kg), repanier recalcule et affiche le prix au kg. Exemple : 250g de beurre.
Produits vendus à la pièce (prix affiché au litre), repanier recalcule et affiche le prix au litre. Exemple : une bouteille de 75cl.
Produits vendus en pack, par exemple une boîte de 6 oeufs. Repanier recalcule et affiche le prix de l'oeuf.
Produits vendus au poids (en kg), comme du fromage.
Produits vendus au volume (en litre), comme de l'huile en vrac.
Produits vendus à la pièce. Exemple : une pizza.
Consigne reprise à la permanence pour organiser le retour vidange.
Frais de transport car certains fournisseurs facturent des frais au groupe à chaque livraison
Cotisation (Facultatif - pas activé par le GAC de Jalhay)
Repanier gère deux types de cotisations et permet la souscription éventuelle à des parts coopérateurs (ou d’autres produits « fabriqués » par le groupe, ce qui est le cas lorsque Repanier est utilisé par un maraîcher).
Les cotisations de type « abonnement » (Facultatif - pas activé par le GAC de Jalhay)
« 15 € par an », « 7,5 € tous les 6 mois », « 2 € par mois, après 3 mois », … Ces cotisations ne sont prélevées que si le consom'acteur commande et que la date anniversaire est passée.
L’achat groupé dans lequel tous les consommateurs participent d’office, comme par exemple la participation à l’achat d’une nouvelle balance ou à une dépense exceptionnelle. A la clôture des commandes, Repanier imputera un exemplaire de cet article « Cotisation » à charge de chaque consommateur et au bénéfice du groupe.
Part de coopérateur (Facultatif - pas activé par le GAC de Jalhay)
Les parts sont des produits vendus à la pièce par le producteur qui représente le groupement d’achat.
Composition (facultatif - pas activé par le GAC de Jalhay)
Une composition rassemble un ensemble de produits de divers producteurs au prix unique de la composition.
Vous pouvez décider de mettre en offre un produit :
dans une composition et hors d’une composition ;
exclusivement dans une composition ;
sans utiliser de composition.
Cycle des commandes
Les commandes sont planifiées -> ouvertes -> (éventuellement clôturées pour vérification) -> ensuite elles sont transmises aux producteurs et signifiées aux consommateurs -> ensuite facturées aux consom'acteurs et mise en paiement des producteurs, soit archivées.
Créer / Modifier / Valider une commande ouverte / clôturée / transmise
Vous pouvez ajouter un produit « en commande » de n’importe quel producteur à n'importe quel consom'acteur, même si ce producteur n’était pas repris dans les liste des producteurs de la permanence ou que ce consom'acteur n'avait pas commandé.
Facturation producteur par panier (facultatif - pas activé par le GAC de Jalhay)
Le fournisseur/producteur facture par panier : Repanier présente la liste des consommateurs qui ont commandé, et ensuite le détail du panier. Une fonction « Règle de trois » permet de répartir équitablement un montant entre les produits.
Facturation producteur par produit
Le fournisseur facture des produits sans préparer de panier : Repanier présente la liste des produits qui ont été commandé, et ensuite le détail du panier. Une fonction « Règle de trois » permet de répartir équitablement un montant entre les consommateurs.
Gestion du stock (facultatif - pas activé par le GAC de Jalhay)
Repanier propose une étape de « réassortiment » entre la clôture des commandes consommateurs et la commande adressée aux producteurs.
Pour être sur de pouvoir livrer ou épuiser le stock d'un produit en fin de vie, Repanier permet de limiter, en temps réel, les ventes au stock disponible.
Mouvements de compte
Les nouveaux soldes sont calculés à chaque facturation. Entre deux facturations, Repanier informe le consommateur des commandes non facturées, des paiments (provisions) reçus par le GAC et des paiements non pris en compte dans le calcul de son solde.
Comptabilité
le consom'acteur est invité à payer sa commande uniquement par virement bancaire avec gestion par Repanier du solde des comptes fournisseurs et consommateurs
Configuration avancée
Des emails sont envoyés par Repanier et sont paramétrables.
Des listes/feuilles (table Excel) , sont générées par Repanier pour faciliter la préparation des livraisons, parmi lesquelles
- Vérification de l’écran de commande
- Etiquettes pour les paniers
- Résumé des commandes consom'acteurs
- Liste de préparation
- Liste de contrôle panier
- Commande producteur par produit
- Commande producteur par consommateurs